Do zadań Referatu Organizacyjnego i Promocji należy:

 

1. Administracyjno-gospodarcza obsługa urzędu, a w szczególności:

1) utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
2) prowadzenie adaptacji, remontów i bieżących napraw oraz konserwacja budynku Urzędu,
3)  nadzór nad serwisem pieców gazowych i utrzymanie porządku w kotłowniach,
4)  nadzór nad sprawnością techniczną urządzeń p. poż.,
5)  organizowanie ochrony przed bezdomnymi zwierzętami.



2. Obsługa Rady Gminy i jej komisji oraz sprawy kancelaryjno-techniczne, a w szczególności:

1) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie Referatami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
2) przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę Gminy,
3) przekazywanie korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
4) przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,
5) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, jej komisji i Wójta,
6) protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań,
7) prowadzenie rejestru uchwał Rady,
8) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
9) organizowanie szkoleń radnych,
10) obsługa współpracy z sołectwami,
11) przekazywanie uchwał do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Wielkopolskiego i w Biuletynie Informacji Publicznej,
12) przekazywanie oświadczeń majątkowych radnych do Urzędu Skarbowego        i BIP,
13) pomoc przy wyborach prezydenckich, do Parlamentu Europejskiego, Sejmu, Senatu, Rady Gminy, Rady Powiatu i Sejmiku Województwa i sołectw.



3. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu, a w szczególności:

1) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,
2) organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
3) przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
4) zapewnienie warunków do przeprowadzania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzędu,
5) przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
6) zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
7) przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
8) ewidencja czasu pracy pracowników,
9) kompletowanie wniosków emerytalno-rentowych,
10) spisywanie zeznań świadków min. dla celów emerytalno-rentowych,
11) prowadzenie spraw związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych,
12) prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw,
13) organizacja badań lekarskich dla pracowników
14) organizacja i przygotowanie naboru na stanowiska urzędnicze i kierownicze stanowiska urzędnicze.



4. Prowadzenie spraw w zakresie płac, a w szczególności:

1) przygotowanie i naliczanie list płac oraz pochodnych.



5. Do zadań z zakresu BHP należy pełnienie funkcji doradczych i kontrolnych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, a w szczególności:

1) okresowa analiza stanu bhp,
2) stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
3) przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
4) zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
5) przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń instrukcji dotyczących bhp,
6) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
7) udział w dochodzeniach powypadkowych,
8) współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy.



6.  Do zadań z zakresu ochrony zdrowia należą sprawy w szczególności dotyczące:

1) wychowania w trzeźwości i przeciwdziałanie alkoholizmowi,
2) przeciwdziałanie narkomanii.



7.  Do zadań z zakresu informatyki należą sprawy w szczególności dotyczące:

1) sprawowanie obsługi informatycznej w Urzędzie Gminy,
2) zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanych danych,
3) aktualizacja i wdrażanie oprogramowania,
4) dokonywanie napraw bieżących oraz usuwanie usterek sprzętu komputerowego,
5) tworzenie i przechowywanie kopii baz danych,
6) kompletowanie i przechowywanie dokumentacji dotyczącej programów komputerowych, sprzętu komputerowego oraz zakupy sprzętu komputerowego,
7) prowadzenie obsługi informatycznej wyborów, referendów oraz spisów,
8) wykonywanie zadań administratora bezpieczeństwa informacji.



8. Zadania związane z obronnością cywilną, zarządzaniem kryzysowym i ochroną  p-poż, a w szczególności dotyczące:

1) przygotowania ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny i klęsk żywiołowych,
2) planowanie i koordynowanie działalności w zakresie obrony cywilnej,
3) nakładania obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności,
4) świadczeń na rzecz obrony,
5) organizacja akcji kurierskiej,
6) ochrony przeciw pożarowej,
7) opracowanie i uaktualnianie, przy udziale gminnych służb i jednostek OSP Gminnego Planowania Reagowania,
8) opracowanie programów i procedur reagowania kryzysowego,
9) opracowanie i aktualizacja bazy informacyjnej o zasobach sił i środków,
10) realizowanie procedur i programów reagowania w czasie nadzwyczajnego zagrożenia,
11) prowadzenie ewidencji zasobów sił i środków reagowania kryzysowego,
12) ostrzeganie i alarmowanie o zagrożeniach,
13) zapewnienie standardowego wyposażenia stanowiska dyspozytorskiego i stanowisk pomocniczych w Gminnym Centrum Reagowania dla służb dyżurnych Zespołu oraz utrzymaniu ich we właściwym stanie techniczny.



9. Sprawy związane z obronnością kraju, a w szczególności dotyczące:

1) współdziałania z organami wojskowymi,
2) administracji rezerw osobowych w tym rejestracji, poboru i ewidencji,
3) udzielania pomocy i informacji wojskowym organom emerytalnym.



10. Sprawy związane z promocją, a w szczególności:

1) gromadzenie informacji o Gminie i przygotowywanie materiałów promujących Gminę na zewnątrz,
2) organizacja imprez kulturalnych na terenie Gminy,
3) współpraca w opracowywaniu Strategii Rozwoju Gminy,
4) organizacja i udział w wystawach, pokazach, imprezach krajowych i zagranicznych,
5) aktualizacja strony internetowej Urzędu, 
6) opracowanie i redagowanie gazetki gminnej,
7) organizacja imprez sportowych i rekreacyjnych na terenie Gminy,
8) koordynowanie sportu szkolnego.



11. Rozliczanie zużycia paliwa na potrzeby ochrony przeciwpożarowej.


12. Bieżące utrzymanie dróg.


13. Dowożenie dzieci, w tym niepełnosprawnych do szkół.


14. Nadzór nad pracownikami zatrudnionymi w Urzędzie Gminy w ramach umów zawartych z Powiatowym Urzędem Pracy w Kępnie (roboty publiczne, prace interwencyjne, itp.).


15. Dostarczanie odbiorcom usług faktur oraz pism urzędowych.


16. Prowadzenie księgi inwentarzowej.


17. Prowadzenie archiwum zakładowego.